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更新February 18(Thu), 2010

貸し会議室レンタル時の飲食手配

貸し会議室レンタルの飲食手配

 レンタル会社から貸し会議室に付随するサービスのうち、主催者が嬉しいものとして、飲食手配のサービスがあります。長時間にわたる会議や出席者へのもてなしがいる会議で必要となるのが飲食の手配といえます。貸し会議室の飲食手配する一番簡単な方法は、会議の主催者が飲み物を事前に用意して、会議スタッフの手で配る方法です。こうした方法は、公共施設の貸し会議室の利用時によく行われている方法です。しかし、この方法では出席者の人数が増えると手間もかかりますし、飲食類の持込を禁止している民間レンタル会社の貸し会議室もあるので事前確認が必要です。

貸し会議室の飲食手配サービスの差

 民間レンタル会社の貸し会議室では、飲み物はレンタルのオプションで依頼しておくのが一般的です。貸し会議室のレンタル会社の事務所にお願いすると、ビル内にある飲食店や出入りの飲食業者に手配してもらえます。飲食サービスには、ペットボトルの飲み物を配ってもらう方法、カップ入りのコーヒーやグラス入りのジュースを配ってもらうサービスもあります。また、ホテルの貸し会議室では、ドリンクサーバーを設置しておき、各自で好みの飲み物を取りにいくといったサービスもあります。貸し会議室の食事の提供サービスについては、幕の内弁当などを配布する方法とパーティー形式のように一品料理を各テーブルへ設置する方式があります。どのような飲食サービスが提供できるのかは、貸し会議室のレンタル会社によって全く違っています。一番きめの細かいサービスにも対応してもらえるのはホテルの貸し会議室であり、飲み物サービス時に、この人はコーヒーがダメだから紅茶を出してほしいなどといった対応も可能ですが、貸し会議室のレンタル料金と飲食物の提供料金は高くなります。逆に何もしてくれない貸し会議室は、公共施設のところです。こうしたそれぞれ運営会社別に異なる貸し会議室の特徴を踏まえて、会議の性質や求めるサービスを押さえてから、適切に応じてもらえる貸し会議室をレンタルする必要があります。

貸し会議室のプロジェクターレンタル

 貸し会議室を使ったプレゼンテーションとして、視覚的効果に訴えるものとしては、かつてはOHPやスライド映写などの機材機器が使用されていました。しかし、最近では、プレゼン用ソフトであるパワーポイントなどを使って、パソコン操作を大型スクリーンに投影するという方法が主流を占めてきています。このため、現在では、貸し会議室の備品としてプロジェクターのレンタルは必須のものとなっています。貸し会議室におけるプロジェクターは基本的に室内に固定されているものがほとんどで、部屋の利用料金にレンタル料も含まれていますが、貸し会議室によっては、別料金で持ち運び可能なプロジェクターを事務所でレンタルして貸し出しているところもあります。

貸し会議室のプロジェクターの確認

 また、貸し会議室のレンタル会社によっては、プロジェクターが備え付けられていても、映し出すスクリーンがヨレヨレで投影画面が歪んで見えたり、専用スクリーンがなく壁に映し出して使うなどという場合もまれにあることです。このため、会議の重要度に合わせて、貸し会議室のレンタルの予約を電話やネットで済ますだけでなく、実際の貸し会議室を事前に確認しておくことが大切だといえます。また、最近では、ノートPCより軽いモバイルプロジェクターがよく利用されており、クライアント先の会議室でプロジェクターがなくても、営業マンやサービスマンなどがこれを社外に持ち出して、プレゼンで利用する姿も見かけます。

貸し会議室のホワイトボードレンタル

 貸し会議室における会議などでは、かつては、講師が書くものとして黒板が利用されていましたが、最近ではホワイトボードが貸し会議室の定番レンタル備品となっています。現在のホワイトボードは、社員同士の会議におけるメモ書きとして使われたり、講演会で講師が強調したい事項をメモをしたりするなど幅広く使用されています。また、ホワイトボードには、会議や講演会の式次第が書かれていたりと様々な使われ方をされています。貸し会議室をレンタルする際、会議の目的によっては、ホワイトボードのあるなしが大きな要素になってきます。貸し会議室のレンタル会社によっては、追加料金を取ってホワイトボードのレンタルをしているところもあります。

貸し会議室のホワイトボードの機能

 ホワイトボードは、専用のペンで書けば何度でも消して使えるところが便利です。専用ペンの色も各種あり、かつての黒板用のチョークと違って、消すときに殆ど粉が飛び散らないことや、消し機材のメンテナンスが不必要というメリットがあります。黒板消しであれば、消した後にクリーナーの吸い込み口の上を何度も往復させてきれいにする必要がありました。最近の貸し会議室に設置されているホワイトボードの中には、書いた文字や画像を感熱紙にコピーして出力したり、USB経由でノートパソコンなどに画像を転送できるといった高機能なものを有しているホワイトボードもあります。こうしたホワイトボードを会議の目的などに合わせて有効に活用すると、会議もスムーズに進行して成果も出ることでしょう。

貸し会議室の備品(机)レンタル

貸し会議室の机

 貸し会議室レンタルする時に、会社内部の社員間の会議やミーティングであれば、どのような机でもよいといえます。しかし、大切なクライアントを招いてのプレゼンや大きな商談を行うなどのケースでは、会議室用の足を折りたたむような安物のスチール机ではなく、やはりそれにふさわしい机が備わっている貸し会議室の方が望ましいといえます。このような貸し会議室の机の種類を含めた会議室が持つ雰囲気は、写真からだけでは判断できない場合があるので、大切な会議であれば下見を必ず行うことが大切です。

貸し会議室の机の種類

 また、貸し会議室をレンタルする時には、女性への配慮も忘れてはいけません。向き合う形で配置されている貸し会議室の机の場合、こうした安物の机であればお互いの脚が見えるので、特に、女性ではスカートの膝の辺りを気にする人もいるので、脚が見えないようになっている幕板付きの机がある貸し会議室をレンタルするなどの配慮が必要です。また、こうした机のレイアウトでは、対峙するようなイメージになるので、ラウンドテーブル形式の貸し会議室を借りるなど、部屋の雰囲気にもこだわった方が会議やプレゼンの進行がスムーズにいく場合があります。なお、参加人数の多い規模の大きな講演会や説明会などでは、貸し会議室の机の種類にはあまりこだわる必要はないといえます。それよりもむしろ、貸し会議室の机の角が壊れたり剥げたりしていないか、貸し会議室内外の掃除は行き届いているか、貸し会議室の音響の設備は使いやすいかといった具体的な運営面に関することにチェックが必要です。

貸し会議室の備品(椅子)レンタル

貸し会議室の椅子

 貸し会議室レンタルするときの部屋にある椅子については、社員内部の打合せやミーティング、クライアントとのちょっとした打合せ程度であれば、パイプ椅子であろうとどのような椅子でも不都合はないといえます。しかし、ブレーンストーミングでアイデアを創造するような打合せを長時間行うのであれば、貸し会議室のレンタルは人間工学に基づいた造りの椅子のある部屋を借りるのが座り心地もよく最適といえます。貸し会議室の椅子が悪いと、お尻が痛くなって注意力が散漫になる結果、いいアイデアが浮かばないことが多いからです。また、クライアントとの最終的な打合せやプレゼンを行うときでも、パイプ椅子の貸し会議室よりも、人間工学に配慮された椅子がある貸し会議室の方が、相手に対して敬意を表していることにもなりますし、リラックス状態が続く中で商談を進めることができるともいえます。

貸し会議室の椅子の事前確認

 有料の講演会やセミナーを行う時にも、貸し会議室の椅子が座り心地の悪いパイプ椅子であると、長時間集中して講師の話を聞いてもらうことができません。話の内容が1時間を越えるような場合には、貸し会議室に良い椅子を置いてあることがレンタルする際の最低条件といえます。民間の貸し会議室では、考慮された座り心地のよい椅子を置いてある貸し会議室がほとんどといえますが、格安料金で貸し会議室のレンタルを行っているところではパイプ椅子のところがあります。また、公共・公立施設や第三セクターの貸し会議室では、座り心地の悪いパイプ椅子が置いてある場合が多いので、事前に確認しておく必要があります。

貸し会議室の備品(ステージ)レンタル

貸し会議室のステージ

 貸し会議室レンタルして、少人数の社内ミーティンや少人数でのクライアントへのプレゼンであれば、当然、ステージは必要ありません。しかし、貸し会議室をレンタルして、多くの参加者に対してのプレゼンや講演会を開催するときには、ステージがある貸し会議室をレンタルして借りる必要があります。貸し会議室にステージがあることによって、参加者の誰もから顔が見えるようになり、プレゼンターの表情から熱意や真剣さを読み取ったり、講師の表情を見ることができるので理解も深まりやすくなるといえます。固定式のステージが備わっている貸し会議室は、かなり大きな会議室になります。しかし、中規模程度の貸し会議室であっても、移動式の簡易ステージを設置できる貸し会議室がほとんどです。簡易ステージを設置する場合には、貸し会議室の使用料とは別料金でレンタルすることになります。

貸し会議室のステージと下見

 貸し会議室をレンタルして行うステージがある会議の場合には、かなり大掛かりなイベントになるといえます。このため、貸し会議室の予約を行う際には、事前に会場の下見を十分に行っておく必要があります。その際には、貸し会議室のステージの有無以外にも、机や椅子の雰囲気、音響設備、空調設備、受付スペースやクロークの有無など、大規模イベントの開催に当たって必要となるものはすべて下調べをしておく必要があります。

貸し会議室の備品(マイク)レンタル

貸し会議室のマイク

 貸し会議室レンタルして、少人数の社内ミーティンや少人数でのクライアントへのプレゼンであれば、マイクは必要ではありません。貸し会議室をレンタルして、少し大規模な会議を行う際には、拡声器である良質なマイクが必需品となってきます。貸し会議室の面積が広くなるにつれ、あるいは、参加者が多くなるにしたがって、声のとおりが悪くなるので必要になります。

貸し会議室のマイクのレンタル料金

 貸し会議室でレンタルすることができるマイクの種類としては、有線マイク、ワイヤレスマイク、そして胸元に付けるピンマイクの3種類があり、マイクスタンドも併せてレンタルして借りることが可能になっています。また、貸し会議室によっては、レンタルできるマイクの数が少ないところがあるので、事前にしっかりと確認しておく必要があります。マイクのレンタル料金も貸し会議室によっては、サービスに含まれて無料であったり、逆に、かなり高額なレンタル料金であったりするので、貸し会議室の料金を含めて計算しておく必要があります。いずれにしても、出席者用に必要なマイク数を揃えておく必要があります。

貸し会議室のマイクの事前確認

 貸し会議室でマイクをレンタルするに当たって、確認しておきたいことは、アンプやスピーカーなどを含めた音響設備がしっかりとしているかどうかということです。本番当日の会議で、マイクを通した発言者の声が割れてしまったり、騒音などのノイズが入ったり、ハウリングを頻繁に起こしたり、マイクの方向によって聞こえにくかったりしたのでは、何のためにレンタルしたのかわかりません。大事な会議であればあるほど、事前にレンタルしようとする貸し会議室に出向き、必要とするマイクの本数の確保と共に、音響設備も含めてしっかりと自分の耳で確認しておく必要があります。

貸し会議室のビデオ・DVDデッキ

 貸し会議室レンタルしてビデオなどを上映する必要がある場合には、貸し会議室の備品としてビデオデッキ又はDVDデッキが設置されているものをレンタルする必要があります。比較的少人数を対象としてビデオ等の放映を行う場合には、これらのデッキとテレビが接続されていれば事は足ります。しかし、大人数を対象として放映を行う時には、これらのデッキの映像をプロジェクターでスクリーンに大きく投影して、参加者全員に対して見えるようにする必要があります。最近の貸し会議室では、レンタル会社によっては、こうした要望に応じることができるように、収容人数や設備備品が異なる様々なタイプの貸し会議室が用意されています。こうした放映設備がある貸し会議室では、カーテンを自動開閉行うことができるほか、部屋を暗くしても、講師の手元にはスポット照明が備えている貸し会議室もあります。

貸し会議室を選ぶときには

 貸し会議室でビデオ・DVDデッキを利用するにしても、会社内の社員へのプレゼンか、クライアントへのプレゼンかによって、また、人数によっても使用する機材も異なってくるはずです。大きな商談となるクライアント相手にビデオデッキやDVDデッキを使用する時には、そうした機材・機器の有無だけではなく、貸し会議室のビル内外の雰囲気や調度品などにも気配りをして、最適な貸し会議室をレンタルする必要があります。

貸し会議室の備品(PCルーム)レンタル

貸し会議室のPCルーム

 最近の貸し会議室レンタル会社では、パソコンも含めてレンタルしている業者も数多くあり、こうしたところでは、その貸し会議室のことをPCルームとして貸し出しを行っています。最近の会社における事務処理は、文書作成はワード、表計算はエクセル、プレゼンテーションはパワーポイントなどといったように、パソコンとそのソフトウエアーが切っても切れません。こうしたことから、貸し会議室のPCルームのレンタルは常に人気を集めています。

貸し会議室のPCルームのサービス

 貸し会議室のPCルームは、インターネットにも接続されているので、パソコンでネットのサイトを表示して利用する会議やセミナー・講習会などに、PCを持ち込む手間のない環境を提供しています。さらに、貸し会議室によっては、プロジェクター・ホワイトボード・マイク・演台・シュレッダー・ひざ掛けなどの普段会社内で使われている日常設備が無料でレンタルすることができるところもあります。貸し会議室のPCルームは、セキュリティーも非常に高く、VPNサービスを導入することによって、より社内会議室に近い環境を提供している貸し会議室までもあります。また、貸し会議室をレンタルして借りる側が持ち込んだソフトをパソコンにインストールして使用できるような貸し会議室のPCルームもあります。貸し会議室のレンタル会社によってPCルームの運営方法は異なりますが、さまざまな特徴を持った部屋が多いので、探せば希望に沿った貸し会議室のPCルームが見つかるはずです。

貸し会議室のPCルームの注意点

 とても便利な貸し会議室のPCルームのレンタルですが、ここのパソコンでは社外秘などのデーターを扱わない方が賢明です。というのも、使用するパソコンのソフトによっては、自動的にデーターのバックアップを一時ファイルに保存したりするほか、インターネットの閲覧履歴も残ってしまうからです。少なくとも、貸し会議室のPCルームを使用した後、こうした一時保存されたファイルは削除する必要があります。ただし、この作業では完全に消去することはできず、削除されたファイルを後から復元することもできるので、社外秘などのデーターは決して取り扱ってはいけません。

貸し会議室のインターネット回線

 最近では、貸し会議室レンタルするに当たっては、部屋の中にインターネット回線を用意しているところが、ネットの普及に合わせるかのように増えてきています。貸し会議室にインターネット回線があれば、WEB上で作成しして保存した資料を出席者全員のパソコンで見ながら意見交換を行ったり、WEBカメラを接続すると遠隔地の人を含めた会議を開催したりすることが可能になります。こうした貸し会議室のインターネット回線は、ほとんどが光回線となっていますが、貸し会議室の中にはADSL回線のところもあるため、データ量の多い使い方ではスピードが上がらずに、円滑な会議ができない場合があるので利用回線については事前に確認しておくことが必要だといえます。

貸し会議室のインターネット回線の利用時の注意

 さらに、貸し会議室のインターネット回線への接続方法が無線なのか有線なのかを確認もしておく必要があります。ほとんどの貸し会議室の場合のインターネット回線への接続方法は有線接続になっており、複数のパソコンで使用するためのLANケーブルやHUBは自分で用意する必要があります。これも、貸し会議室によっては、別途料金でレンタルできるところもあります。いずれにしても、貸し会議室のインターネット回線を利用した会議では、始めるまでの事前準備の時間が必要になってくるので、レンタル時間は、その準備時間を含めて借りておく必要があります。また、貸し会議室での会議が長時間になる場合には、参加者各自のパソコンのバテッリー上がり対策も考えておかなければなりません。

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