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更新February 9(Tue), 2010

貸し会議室のレンタル

貸し会議室のレンタルとは

 一般的に貸し会議室レンタル会議室と呼ばれているものは、ホテルや貸し会議室専門ビルなどの民間会社、地方自治体などの公的公共機関、あるいは、第三セクターが運営するビルなどにある貸し会議室を一般向けに、有料又は格安、無料でレンタルしている室内の部屋のことです。貸し会議室は、別名でレンタル会議室と呼ばれていますが同じ意味の言葉です。最近では、特に都心部において、空き部屋となった事務所スペースを改造して、貸し会議室としてレンタルするビルが増えてきました。また、多くの会社が不況の影響で自社の会議室のスペースを省くなどしているため、格安の貸し会議室のレンタルには人気が高まっています。

民間会社の使いやすい貸し会議室のレンタル

 貸し会議室は様々な運営主体がレンタルしていますが、その中でも、地方自治体や第三セクターの公的機関が運営する貸し会議室では、基本的にあまり融通は利きません。しかし、ホテルや貸し会議室専門会社などの民間会社が運営する貸し会議室では、いろいろなサービスを展開しているほか、レンタルする人のニーズや要望に応じて柔軟な対応をしている貸し会議室がほとんどで、かなり利用者が使いやすくなっています。こうした民間会社による貸し会議室は、首都圏の東京都内を中心として、大阪や名古屋、福岡など全国の大都市でサービスの提供が盛んです。

貸し会議室の用途

 貸し会議室は、時間単位や1日単位で、さまざまな目的や用途に応じて借りることができるレンタル会議スペースです。貸し会議室の用途としては、会議のほかミーティングで利用することができるほか、大きな貸し会議室では、パーティー、総会、研修、講演会、展示会などに利用することができます。貸し会議室をレンタルして借りる期間が、何日にもわたるなど長期間である場合には、短期間・短時間の利用よりも利用料金が格安な割引価格になる貸し会議室もあります。

貸し会議室のサービスの種類

 ほとんどの貸し会議室では、会議の規模や内容に応じて必要となるマイクやプロジェクターなどの設備やステージなどの備品を併せてレンタルして借りることができます。また、ホテルなどの貸し会議室では、それに付随する人的・物的サービスが無償又は格安で付いてきたりすることもあります。さらに、ホテルをはじめ多くの貸し会議室では、会議中の出席者に対する飲食物の提供サービスや飲食手配を行っています。

貸し会議室のレンタル(専門ビル)

専門ビルの貸し会議室レンタル

 自社内に会議室を持たない会社や適当なスペースがない会社などを中心に、専門ビルの貸し会議室レンタルに人気が高まっています。最近では、空室が増えているビルのテナントを改装して、貸し会議室としてレンタルして貸し出すというケースも多くなってきています。こうした数多くの民間が運営する貸し会議室用の専門ビルにある貸し会議室を格安料金でレンタルすることができます。専門ビルの貸し会議室は、東京都内の首都圏を中心に全国のビジネス街を抱える都市部で数多く存在しています。こうした専門ビルにある貸し会議室は、レンタル料金も比較的格安料金のところが多く、貸し会議室利用時に提供できる部屋やサービスもきめ細かく設定されているほか、どのような会議にも対応できる貸し会議室であることから、会議という目的のために誕生したサービスであるといえます。

レンタルした貸し会議室のレイアウト

 専門ビルの貸し会議室は、スペースも小・中・大といったさまざまな会議室がレンタルされており、そうした貸し会議室をレンタルして借りる人の希望に応じて、ロの字形式、シアター形式、スクール形式などに事前にレイアウトしてもらうことが可能です。専門ビルの貸し会議室は、公共施設の貸し会議室のように使用者が机や椅子を並べ替える必要がないので事前準備の時間も極めて少なくてすみます。こうしたサービスは、貸し会議室の予約時に伝えておくと、貸し会議室を実際に使用するときには依頼した配置をしてもらえます。

貸し会議室のレンタル機材・機器

 レンタルした貸し会議室で使用可能な機材・機器は、貸し会議室の運営会社によってさまざまですが、ほとんどの貸し会議室では、最新に近いプロジェクターなどの機材・機器をレンタルすることが可能です。また、貸し会議室会社からプロジェクターなどの機材・機器をレンタルしなくても、格安料金のレンタルショップで借りたものを当日、持ち込んで使用することもできます。貸し会議室の備品の椅子なども、公共施設の会議室によくある疲れやすいパイプ椅子ではなく、ほとんどの貸し会議室では人間工学に基づいた座り心地よく長時間座っていても疲れない椅子が用意されています。また、貸し会議室の部屋のタイプとしても、会議向き、講演会向き、クライアントとの打合せ向き、プレゼン向きなどといったさまざまなタイプがレンタルされているので、会議目的によって貸し会議室の幅広い選択肢があります。さらに、長い時間の会議で必要になる貸し会議室における飲食物の手配も事務所で予約をしておくと、希望する時間に適切なスタイルでサービスを行ってくれる貸し会議室がほとんどです。

貸し会議室のレンタル(公共施設)

公共施設の貸し会議室レンタル

 公共施設の貸し会議室とは、市町村や都道府県の施設内にある貸し会議室のことです。公共施設の貸し会議室のメリットはレンタル料金が安いことで、デメリットはサービスが悪いことです。公共施設の貸し会議室の一番大きな特徴は、民間会社やホテルなどが運営する貸し会議室のレンタル料金と比べて、格段に格安な料金で借りることができるというものです。しかし、公共施設の貸し会議室の中には、福祉の増進や文化の振興といった特定の設置目的を掲げて設立されているものも多く、その目的外となるビジネスの会議であれば貸し会議室をレンタルすることができなかったり、利用料金が割り増しになるケースがあるので、貸し会議室を借りる前によく調べておきましょう。

公共施設の貸し会議室のサービス

 公共施設の貸し会議室の備品である机はスティール机で、椅子は安物のパイプ椅子というところが多く、貸し会議室の備品類もプロジェクターやインターネット回線を備えていないなどといった貧弱な貸し会議室の施設設備のところがあります。一部の公共施設の貸し会議室では、民間の貸し会議室並みに美しく、備品類や設備が充実しているところも例外的にあります。こうした公共施設の貸し会議室は、バブル絶頂期に建設された貸し会議室によく見られます。また、公共施設の貸し会議室では、レンタルして利用するときの会議における飲食物の提供は、すべて利用者が自ら手配しなければいけない貸し会議室がほとんどなので、民間の貸し会議室と比べるととても手間がかかってしまいます。一方で、飲食物の持込を禁止していない貸し会議室がほとんどなので、会議費を格安に押さえることができるといえます。さらに、公共施設の貸し会議室の窓口は公務員が行っているところも多くあり、杓子定規なことだけを言って融通が利かないところも多いので、貸し会議室の利用に当たっては、そのあたりも心得ておく必要があります。

貸し会議室のレンタル(ホテル)

ホテルの貸し会議室レンタル

 都市型ホテルの貸し会議室は、交通の便がよいところにあるケースが多く、貸し会議室をレンタルして開催される会議などには、遠くに住んでいるでも参集しやすいという利点があります。ホテルの貸し会議室のサービスとしては、会議中の飲み物の提供においても、この人にはコーヒーを、あの人にはジュースをなどといった注文にも対応できるなど、肌理細かいサービスを提供できるのがホテルの貸し会議室のレンタルの最大の魅力といえます。また、ホテルは立地がよいことから、貸し会議室で飲食を伴う会議や会議終了後に懇親会を開催するときに、アルコール類を提供しても、車ではなく電車等の公共交通機関で帰宅することが可能です。

ホテルの貸し会議室のサービス

 ホテルでは大・小のさまざまな貸し会議室を貸し出しており、会議の規模や目的に適したスペースの会議室をレンタルすることが可能です。講演会などで大きな貸し会議室をレンタルすると、会議室の入り口のすぐ横でクロークサービスが利用できます。これは、プロのホテルマン・ウーマンが手際よくこなしてもらえるので、コート類で誰もが荷物がかさばる冬場の利用には最適なサービスといえます。また、当たり前ですが、ホテルには宿泊設備が備わっていることから、遠方からの参加者への対応や長期間の宿泊研修にも利用することが可能です。

ホテルの貸し会議室のデメリット

 ホテルの貸し会議室のデメリットとしては、レンタル料金が高いことを挙げることができます。しかし、ホテルの貸し会議室をレンタルすると、雰囲気の良いエントランスから、オシャレな廊下を抜けて、美しい貸し会議室に至るまで、一種のステイタスすら感じることができます。また、ホテルの貸し会議室では、肌理の細かいサービスを受けることができるので、お値段には代えがたいものがあります。ホテルの貸し会議室は、社員だけの打合せ会議などでレンタルして使用するにはもったいないのですが、大切なクライアントとの商談や社運をかけたプレゼンテーションなどには、ホテルの貸し会議室のレンタルが最適な場所といえます。

貸し会議室のレンタル(第三セクター)

第三セクターの貸し会議室レンタル

 地方公共団体と民間が出資した株式会社や財団法人が運営する施設にある貸し会議室が、第三セクターの貸し会議室です。第三セクターがレンタルする貸し会議室は、バブル期前後に整備されたり計画された貸し会議室が多く、貸し会議室の施設設備やレンタルされる備品類も豪華なものが数多く使用されているのが特徴です。ただ、現在になると、第三セクターの貸し会議室の運営では、経営そのものが赤字となっている第三セクターが多くなっています。竣工時の貸し会議室では、豪華で充実していたレンタル用の設備・備品類も、そのまま一度も更新されていない貸し会議室が多くなってきました。現在では、貸し会議室における会議のプレゼン用に必須となっているプロジェクターのレンタルさえできない第三セクターの貸し会議室まであります。

第三セクターの貸し会議室のサービス

 貸し会議室のレンタルを行っている第三セクターには、出資元の地方公共団体から公務員が派遣されているため、仕事が遅いうえ、前例がないと言って融通が利かないなど、サービスレベルがかなり低い貸し会議室が多くあります。ただ、一部の第三セクターの貸し会議室のレンタル運営においては、出資元の民間会社から派遣されている社員が主導権を握り、顧客志向のきめ細かいレンタルサービスを実施している貸し会議室もあります。第三セクターの貸し会議室については、レンタルサービスの良し悪しの格差が大きいことから、実際に貸し会議室を借りて使ってみないとわからないといえます。事前に確認する方法としては、貸し会議室のレンタルを行っている第三セクターに実際に赴いて、受付の受け答えや、問い合わせに対する事務員の受け答えを見てみるとよいでしょう。その印象がそのまま、貸し会議室の使い勝手に現れるのは間違いありません。

シアター型式の貸し会議室のレンタル

シアター型式の貸し会議室レンタル

 シアター型式の貸し会議室レンタルとは、映画館などと同じような貸し会議室のレイアウト方法で、備品の机をまったく使用せずに参加者用の椅子だけを並べた貸し会議室のスタイルです。レンタル会社が提供するシアター型式の貸し会議室では、スクール形式の貸し会議室をレンタルする際よりも、30%~50%ほど数多くの参加者を収容することが可能なため、限られた面積で多くの人数を収容するのに適した貸し会議室といえます。

シアター型式の貸し会議室の筆記台

 公立の公共施設にある大きな貸し会議室には、ホールという名前が付けられていることが多く、そこはシアター型式の貸し会議室となっており、必要に応じてパイプ椅子などを並べてレンタルされています。固定式の椅子が設置されている貸し会議室では、机がないことから、参加者がメモを取ったり筆記用具を置くスペースがないという欠点を解消するため、椅子の肘掛から小さな台が出てくるものを設置して、貸し会議室をレンタルしているところもあります。また、レンタル会社の中には、ミニ台付きの折りたたみパイプ椅子を使用するなど、参加者の筆記用に工夫をこらしている貸し会議室もあります。

シアター型式の貸し会議室のスタイル

 シアター型式の貸し会議室をレンタルして利用する内容としては、プロジェクターで放映することが中心となる説明会の開催や、映画鑑賞会、軽演劇、音楽会、講演会、落語会などさまざまなケースで利用されています。多くの貸し会議室のレンタル会社では、シアター型式の貸し会議室であっても、形式を限定してレンタルしているのではありません。貸し会議室をレンタルする利用者の要望に応じて、スクール形式であったり、ロの字形式の貸し会議室にスタイルを変更してレンタルしています。

スクール型式の貸し会議室のレンタル

スクール型式の貸し会議室レンタル

 スクール型式の貸し会議室レンタルとは、学校形式の貸し会議室ともいわれており、一番前に先生の席があり、向かい合うように生徒の席が縦横に並んでいる学校の教室のような机の並びの貸し会議室のことです。つまり、貸し会議室の入り口とは反対方向の一番奥を講師用の席として、そこに向かった形で参加者の机を並べた形式の貸し会議室です。レンタル会社の貸し会議室では、スクール型式での机や椅子の並べ方は、最も一般的なレイアウト方式といえます。スクール型式の貸し会議室では、机と椅子があるので参加者は講師の話を聞きながらメモをしたり、パソコンを使用したりすることができます。また、公共施設の貸し会議室においては、ほとんどがこのスクール型式のレイアウトを採用しており、貸し会議室は講習会や各種資格試験の会場など筆記を伴うときによくレンタルされています。

スクール型式の貸し会議室の形態

 一般的なスクール型式の貸し会議室の形態としては、一番前にホワイトボードやロールスクリーンが置かれており、その横に大型テレビが配置されており、真ん中に話をする講師用の机又は演台が配置されています。貸し会議室で講師用の机を前に置くときには、講師の荷物や資料を置くために、椅子が2脚置かれていることもあります。また、貸し会議室によっては、講師が使用する部分はステージ形式になって一段高くなっていることがあります。スクール型式の貸し会議室では、こうした講師用のスペースに向かって、参加者の机が平行に並べられており、一般的な机の大きさは縦60センチ、横180センチになっています。スクール型式の貸し会議室の参加者用の椅子の数は、机一つに2脚又は3脚になっています。

ロの字型の貸し会議室レンタル

 ロの字型の貸し会議室レンタルとは、机と椅子をカタカナのロの字の形のようになるように四角く並べるもので、会議の参加者全員の顔を確認することができ、視線が真ん中に集まるレイアウトの貸し会議室のことです。ロの字型の貸し会議室のレンタルは、社内研修や商談、社内ミーティングや報告会など幅広い会議や打合せ用として貸し出されています。ロの字型の貸し会議室の特徴としては、会議の参加者同士が議論をする場に適したレイアウトといえます。この貸し会議室は、お互いに相手の顔が見えるので自分の意見を言いやすいことや、会議の参加者同士がお互いにコミュニケーションを取りやすい形式であるため、議論が盛り上がる貸し会議室の形式であるといわれています。机と椅子が円形に並べられた貸し会議室もロの字型式の貸し会議室と同じような効果があります。

レンタル会社は貸し会議室を柔軟に運用

 ロの字型の貸し会議室のレンタルのバリエーションとしては、変形ロの字型式の貸し会議室があります。この貸し会議室の並べ方としては、役員や代表者、委員など主たる議論を行う人間がロの字に並べられた机の椅子に座り、その後ろにスクール形式に並べた机に、議題を説明する人間や資料の追加配布などを行う議題の事務局の職員が座るという形態もあります。レンタル会社の多くの貸し会議室では、ロの字型の貸し会議室として限定してレンタルしているのではなく、レンタルする利用者の要望に応じて、ロの字型、シアター形式やスクール形式の会議室などに変更して貸し会議室を柔軟に運用しながらレンタルしています。ロの字型の貸し会議室は、その形式からして場所を一番多くとることから、スクール形式やシアター形式の貸し会議室に比べると、一番収容能力は少なくなります。

貸し会議室レンタル時の受付設備

貸し会議室レンタルの受付設備

 レンタル会社から貸し会議室を借りて、大きな会場で講演会や会議を行う場合には、自由な入退場の場合を除き、参加者を確認する場合などでは受付用のスペースや机・椅子などをレンタルする必要があります。貸し会議室の入り口横の受付では、講演会や会議の出席者を名簿でチェックをしたり、会議資料の配布を行ったりします。貸し会議室を借りた有料の講演会などの場合などでは、参加費用の徴収を行うこともあります。

貸し会議室の受付設備のレンタル料金

 受付の場所としては、貸し会議室の入り口を入ったすぐの場所で行うこともありますが、これだと非常に混雑するケースが多くなります。通常は貸し会議室の入り口の横に机と椅子を並べて行います。受付に関するレンタル料金の価格は、貸し会議室のレンタル会社によってさまざまです。貸し会議室の受付スペースや机・椅子まですべてのレンタル料金を取るところもあれば、貸し会議室の受付用の机2本・椅子6脚まで無料といったレンタル会社まであります。また、貸し会議室の受付の机に張る白布も有料でレンタルしている貸し会議室会社がほとんどの状況です。貸し会議室をレンタルするには、当然、レンタル費用がかかります。しかし、この時に貸し会議室の費用が格安かどうかという判断基準で借りるよりも、むしろ、駅から近いか、会議室の明るさや雰囲気はどうかといった出席者の観点と、細かい注文に応じてくれるなどサービスはよいかという主催者の観点から貸し会議室を選択すると、当日の会議もうまく運営できるはずです。

貸し会議室レンタル時のクローク機能

貸し会議室レンタルのクローク機能

 レンタル会社による貸し会議室に付随するサービスのうち、利用者が嬉しいものとして、クロークのサービスがあります。特に、貸し会議室で開催される冬場の会議などではコートがかさばり、クロークでの預かりサービスがないと膝の上においても邪魔になるので、空いている隣の席にコートを鞄と一緒に置いてしまいます。貸し会議室の会議の途中で飲み物や食べ物が提供されるときでは、膝の上のかさばるコートや荷物が邪魔になって、飲食もままにならない時さえあります。こうした時に、貸し会議室の付近にクローク機能があるととても便利です。クロークサービスの提供の方法は、貸し会議室のレンタル会社によってさまざまです。レンタル会社によっては、貸し会議室の横のスペースを有料又は無料でクロークスペースとして貸し出していますが、クロークでの荷物の受け渡し作業はレンタルした人が行わなければならないところがあります。この方式のレンタルであると、クロークの担当者は初めて作業を行う人が多いため、クローク前では混乱が起きて長い行列ができてしまいます。

貸し会議室レンタルのクロークサービス

 一方、貸し会議室のレンタル会社によっては、有料又は無料でクロークの受け渡し作業を含めて引き受けてもらえるところがあります。参加人数の多い大規模な会議などを貸し会議室で行うのであれば、クローク作業をしてもらえる貸し会議室をレンタルすると、当日の参加者の入退場時もスムーズになります。一番スムーズに行われるのは、ホテルの貸し会議室のクロークといえます。ホテルマン・ウーマンは、貸し会議室における会議だけでなく、宴会やパーティなどでもクローク作業を常に行っているので、荷物の受け渡しはとてもスムーズで効率がよく、お客様をほとんど待たすことがありません。冬場に貸し会議室をレンタルして大きな会議を行うのであれば、都市型ホテルにおける開催が一番スムーズに進行できる可能性が高いので、少々レンタル料金が高くても、これをレンタルする方法が無難といえます。

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